Winkelen op afspraak
Dat het zware tijden zijn voor de retail zal niemand ontkennen. Gelukkig beginnen er mogelijkheden te ontstaan om toch je klanten te kunnen helpen.
Sinds 3 maart 2021 mag je weer mensen in je winkel ontvangen. Hier zijn wel een aantal regels aan verbonden. Zo mogen er maximaal 2 klanten in de winkel aanwezig zijn en mogen zij in principe maximaal 10 minuten aanwezig zijn. Van deze laatste regel mag in overleg met de winkelier afgeweken worden en mag een klant langer aanwezig zijn.
De regels zijn terug te vinden op de website van de rijksoverheid.
Maar hoe dan?
Een van de voorwaarden waar je aan moet voldoen is dat een klant zich minimaal 4 uur voor zijn bezoek aanmeld.
Je zult dus bij moeten gaan houden wie wanneer komt en of er niet teveel mensen zijn aangemeld. Nu kun je zelf aan de gang gaan met een agenda en je klanten laten bellen, appen, mailen of via Facebook Messenger contact op laten nemen om een plekje te reserveren. Waarschijnlijk zal je snel gillend gek worden van het bijhouden van nieuwe reserveringen en wijzigingen. Daarbij ook nog het risico op fouten wat resulteert in boze en teleurgestelde klanten voor de deur van je winkel.
Eenvoudig plannen
Dat kan natuurlijk makkelijker en beter. Nu zijn er al een aantal oplossingen die je kunnen helpen bij het plannen. Deze kosten extra geld, terwijl je waarschijnlijk al beschikt over de oplossing.
Met behulp van Microsoft Bookings kun je eenvoudig een online reserveringssysteem inrichten. Via dit systeem kunnen klanten een vrij moment kiezen waarop ze je winkel kunnen bezoeken. Ze kunnen zelf hun reservering wijzigen en je kunt ook nog extra vragen toevoegen.
Ook fijn, waarschijnlijk is het al inbegrepen in je licentie (mits je gebruik maakt van Microsoft 365).
Hieronder leggen we je eenvoudig uit hoe je je eigen reserveringspagina maakt met je eigen logo en hoe je deze kunt aanpassen.
Microsoft Bookings is inbegrepen in de volgende licenties:
- Microsoft 365 Business Standard
- Microsoft 365 Business Premium
- Microsoft/Office 365 E3
- Microsoft/Office 365 E5
Je eigen reserveringspagina maken
Stap 2
Klik op Nu downloaden om te beginnen.
Stap 3
Voeg een nieuwe reserveringsagenda toe.
Stap 4
Vul de naam van je winkel in en het soort winkel wat je hebt.
Stap 5
Klik links bovenin om je logo toe te voegen. Dat ziet er direct al een stuk beter uit.
.
Stap 6
Ga in het menu naar Bedrijfsgegevens en vul hier de ontbrekende informatie in.
Hierbij kun je ook naar eventuele algemene voorwaarden of een privacy-overeenkomst linken.
Stap 7
Ga in het menu naar Services om je dienst aan te maken.
Geef een eenvoudige naam op, zoals “10 minuten winkelen“, vul eventueel een omschrijving in en vul de locatie van je winkel in.
De standaardduur van de afspraak is, heel verrassend, 10 minuten.
.
Stap 8
Stel een buffertijd in, dit is tijd die automatisch voor en/of na een afspraak vrij wordt gehouden. Zo houdt je tijd over om op te ruimen, een toiletbezoek of om wat te drinken te pakken.
Schakel ook de optie in die klanten in staat stelt om hun eigen afspraak te beheren.
Stel het maximum aantal deelnemers in op 2 (of het maximale aantal klanten als je meerdere verdiepingen hebt).
Stap 9
Voeg aangepaste velden toe om extra informatie van je klanten te vragen. Zo kun je bijvoorbeeld eenvoudig een vragenlijst voor corona-klachten toevoegen.
Stel herinneringen in om je klanten (en jezelf) op diverse tijdstippen aan de afspraak te herinneren. Hierbij kun je een eigen boodschap invullen, maar dit is niet verplicht.
Stap 10
Wijs een medewerker toe aan de service. De afspraken met de klanten zullen in zijn/haar agenda geplaatst worden.
Stap 11
We zijn er bijna!
Ga in het menu naar Reserveringspagina om de laatste instellingen te doen.
Rechts op deze pagina kun je het kleurenthema van je pagina aanpassen.
.
Stap 12
Scroll naar beneden voor de volgende instellingen.
Pas het tijdsinterval aan naar 10 minuten. Dit bepaald in welke stappen klanten een afspraak kunnen inplannen. Dit kun je naar eigen inzicht aanpassen.
Selecteer 4 uur voor de minimale doorlooptijd. Omdat een klant minimaal 4 uur voor zijn bezoek moet reserveren.
De maximale doorlooptijd bepaald hoe ver je klanten vooruit kunnen reserveren. Hier kun je zelf een waarde opgeven. Wij hopen natuurlijk dat dit niet lang nodig zal zijn.
Vink onder Personeel de optie uit waardoor klanten zelf een bepaalde persoon kunnen kiezen.
Stap 13
De laatste instelling!
Pas onderaan de pagina de Algemene beschikbaarheid aan naar de openingstijden van je winkel. Dit doe je door in het keuzevak te kiezen voor Aangepaste uren.
Vervolgens kun je de openingstijden invullen of eventueel afwijkende openingstijden voor specifieke data.
Stap 14
Klik nu bovenaan de pagina op Opslaan en publiceren. Je reserveringspagina is nu beschikbaar voor de hele wereld.
Bekijk de pagina via de knop Gepubliceerde pagina openen om te kijken of deze naar wens is.
Kopieer de link of gebruik de deel-knoppen om je pagina direct te delen. Boven in beeld kun je via Insluiten de HTML code vinden om de reserveringspagina aan je website toe te voegen.
Voorheen was het mogelijk om een link naar de reserveringspagina eenvoudig aan je Facebook pagina toe te voegen. Helaas is deze functionaliteit door wijzigingen bij Facebook komen te vervallen.
Onbezorgd reserveren
Deel de link naar de reserveringspagina met je klanten.
Test het reserveren ook zelf een paar keer zodat je weet hoe het proces werkt en hoe je de informatie weer terug kunt vinden.
Je kunt nu met een gerust gevoel weer verder met andere zaken zonder je druk te maken over de reserveringen.
We hopen dat deze informatie nuttig is en dat alles naar wens werkt.
Mocht je nog vragen hebben neem dan vooral contact met ons op. Dat kan via de website maar natuurlijk via onze eigen reserveringspagina.
Wist je trouwens dat Microsoft 365 naast Bookings nog meer handige tools heeft?
Verzamel feedback van je klanten of maak een quiz via Microsoft Forms
Automatiseer processen op een eenvoudige manier, zonder code te schrijven!
Gebruik Microsoft Power Automate om bijvoorbeeld ingestuurd formulieren via Microsoft Forms te bewerken. Maar je kunt ook verbinding maken met diensten buiten Microsoft.
Zijn bestanden te groot om als bijlage te versturen? Gebruikt Onedrive en Sharepoint om bestanden eenvoudig binnen en buiten je bedrijf te delen.
Betaal je nog voor WeTransfer of Dropbox? Dan betaal je waarschijnlijk dubbel en kun je besparen.