We krijgen veel vraag over beheer. En het lijkt allemaal makkelijk… goed structureel beheer van je IT omgeving. Toch komen we vaak binnen bij bedrijven waar het niet (goed) geregeld is.
Het gebeurd bij zowel kleine- als grote bedrijven. Bij kleine bedrijven is er vaak te weinig focus op de IT omgeving. De kwaliteit is hier een stuk vaker afhankelijk van de externe partij waar het beheer is neergelegd, welke onvoldoende wordt gecontroleerd door de klant.
En bij een groter bedrijf met eigen IT personeel zien we vaak dat het personeel van elkaar niet weet wat ze aan het doen zijn. Of welke taken er wel en niet uitgevoerd worden. Meestal worden ze geleefd door de waan van de dag en de projecten die op het bordje liggen.
Wat kun je daar nou aan doen?
Het antwoord begint met; wat is beheer?
Volgens ons begint het bij overzicht. Een overzicht van:
- Je IT componenten
- Wie zijn de eigenaren?
- Wie zijn de gebruikers?
- Wat doen deze componenten?
- Welke dienst hoort daarbij?
- Hoe belangrijk is deze dienst?
- Welke contracten heb ik daarvoor afgesloten?
Iets wat vaak over het hoofd gezien wordt. Maar eigenlijk heel duidelijk maakt met welk onderdeel je te maken hebt. En wat dat betekend voor je organisatie.
Als je eenmaal een overzicht hebt van wat je IT componenten zijn, dan stellen we ons de vraag:
Wat kunnen we beheren om deze dienst aan te bieden? Altijd met de kanttekeningen:
- De dienst moet veilig zijn.
- De dienst moet (zoveel mogelijk) beschikbaar zijn.
Als je met die punten in het achterhoofd de vraag stelt bij elk IT component, dan kom je eigenlijk al heel gauw op een aantal taken die je op veel componenten kunt toepassen. Ze hebben namelijk allemaal te maken met het beheer van;
- updates
- toegang
- capaciteit
- performance
- licenties
- backup
Ook met cloud producten zul je zaken moeten beheren. Je beheertaken zullen misschien anders vormgegeven zijn, er zijn nog steeds taken die je zult moeten beheren.
We hebben nu overzicht, we hebben taken kunnen omschrijven voor onze IT componenten. Nu moeten we in kaart brengen hoe vaak we deze taken moeten uitvoeren; de frequentie.
Hoevaak is het nodig dat er gekeken wordt naar de capaciteit van bijvoorbeeld een disk? Is dat eens per minuut, per dag, per week, per maand? Vul het gewoon eens in per beheertaak.
En denk ook eens na, wanneer gaan we dat dan uitvoeren? Daarvoor moet je eerst weten hoelang een beheertaak duurt. Voer het dus een keer uit en beschrijf het. Voer het nog een keer uit en neem de tijd op aan de hand van de werkinstructie.
Denk in dit stadium nog even niet na over of de beheertaak efficienter kan, dat komt later. Eerst zorgen dat je beheertaken structuur krijgen en dat ze worden uitgevoerd.
Nu je weet met welke frequentie een beheertaak moet worden uitgevoerd en hoe lang het duurt, kun je de taak inplannen. Bijvoorbeeld in een gedeelde agenda, een to do list, of een andere planning- of servicedesktool die je hebt.
Weet je wat nu zo prettig is? Je hebt nu antwoord op de vraag; hoeveel beheerders heb ik nodig? We zien zo vaak dat bedrijven niet weten hoeveel beheerders ze nodig hebben om het regulier beheer uit te voeren. Het kan natuurlijk zijn dat je op dit moment veel te weinig personeel hebt om de taken uit te voeren. Begin dan met het inplannen o.b.v. prioriteit. Zorg vervolgens voor (tijdelijk) personeel.
Nu is het de taak om te zorgen dat de beheertaken worden uitgevoerd. De controle. Er moeten vinkjes worden gezet.
Ook als klein bedrijf een prima taak; controle. Vraag gerust eens aan je IT partner welke taken ze uitvoeren en wanneer ze dat doen. Klanten van ITeamplay zullen deze vraag niet zo snel stellen. Wij rapporteren maandelijks wat we doen. Wij vinden het niet meer dan normaal dat als een klant betaald voor beheer, wij ze vertellen dat dit gebeurd is.
Laatste stap. Slimmer beheer is automatiseren. Repeterende taken ga je automatiseren door het te scripten en tools in te zetten. Daarmee kun je zaken slimmer uitvoeren. En daardoor houd je tijd over.
Kijk dus goed naar de beheertaken die je hebt en waar de meest tijdrovende taken naar voren komen. Zoom daar eens op in en kijk wat de mogelijkheden zijn om zaken te automatiseren.
Kijk ook goed naar de tools die je hebt. Heb je bijvoorbeeld een slimme monitoringtool, dan kun je daar je beheertaken op afstemmen. Misschien is je monitoringtool wel in staat een stuk automation op zich te nemen, waardoor je actie – reactie automatiseert.
Wat levert het me op?
Je gaat merken, dat wanneer je beheer uitvoert, je steeds meer controle terug krijgt. Je krijgt in de gaten wat er aan de hand is binnen de IT omgeving, je kunt problemen voorkomen en daardoor kosten besparen. Je IT componenten worden optimaal gebruikt. En niet onbelangrijk; je IT personeel gaat beheer leuker vinden. Zij kunnen zich namelijk steeds meer focussen op automatiseren.
Kan ITeamplay helpen?
Graag. We helpen geregeld met het vormgeven van een beheer omgeving. Klein en groot. En onze inzet is heel flexibel.
We kunnen helpen door met je te sparren of te sparren met het team. We kunnen het project ook uitvoeren als je wilt. Zelfs het uitschrijven van de beheertaken behoord tot de mogelijkheden.
Of heb je het voor elkaar en wil je een second opinion? Even vanuit een ander perspectief laten kijken naar de processen zoals jullie ze hebben ingericht. Het kan allemaal. Natuurlijk kun je ook gewoon beheerde diensten afnemen bij ons. Dan wordt je helemaal ontzorgt.
Neem gerust contact op. Ongeacht je keuze, we hopen dat je met deze informatie een goede start kunt maken.
