10 Onbekende features van Office 365

Office 365 bestaat uit vele programma’s en tools welke tot je beschikking staan. Daarnaast is Microsoft continue bezig met het doorontwikkelen van bestaande functionaliteiten en het creëren van nieuwe functies. Al deze ontwikkelingen gebeuren in hoog tempo waardoor je soms handige functies over het hoofd ziet. Daarom zetten we er een aantal voor je op een rij in dit bericht. 

1. Versiebeheer in de taakbalk

Heeft iemand (of jijzelf) per ongeluk een fout in je document gemaakt en deze opgeslagen? Geen zorgen, Office 365 maakt gebruik van versiebeheer waardoor je makkelijk naar vorige versies kan. 

Versiebeheer kun je openen door in de titelbalk op het pijltje achter de laatst opgeslagen datum te klikken. Klik vervolgens op “Versiegeschiedenis” en rechts in beeld krijg je een overzicht van alle beschikbare versies. 

Let op, er wordt alleen een nieuwe versie aangemaakt bij het open/sluiten en opslaan. Sla je een document meerdere malen op zonder het te sluiten dan wordt er geen nieuwe versie aangemaakt. Je kunt je wijzigingen dan ongedaan maken met de toetscombinatie CTRL-Z.

versiegeschiedenis
flow

2. Actie reactie met Microsoft Flow

Microsoft Flow maakt het mogelijk om diverse diensten aan elkaar te koppelen en deze acties uit te laten voeren aan de hand van bepaalde criteria. Het stelt je in staat complexe functies te maken zonder enige kennis van programmeertalen. 

Momenteel is het mogelijk om met 232 diensten een verbinding te maken zoals Twitter, WordPress, Mailchimp, LinkedIn en nog vele anderen. 

Het is bijvoorbeeld mogelijk om alle bijlagen die je via e-mail ontvangt in je Onedrive op te slaan, of bepaalde tweets exporteren naar excel. 

Laat je fantasie de vrije loop en bedenk hoe het koppelen van diverse diensten jouw leven gemakkelijker kan maken. Natuurlijk mag je contact met ons opnemen als je er niet uit komt. 

Je kunt Microsoft Flow vinden op https://flow.microsoft.com

3. Gratis Laserpointer

Iedereen die regelmatig met een beamer presenteert heeft al eens de fout gemaakt om wat aan proberen te wijzen op het scherm om vervolgens voor de lamp te gaan staan waardoor alleen jouw silhouet nog zichtbaar is. 

Voortaan kun je dit voorkomen door de ingebouwde laserpointer van Powerpoint te gebruiken. Deze kun je vinden door tijdens het presenteren linksonderin beeld op de pen te klikken. Hier kun je vervolgens uit een aantal handige opties kiezen waaronder de laserpointer. Je kunt ook nog de kleur van je “laser” aanpassen.

laserpointer
word-online

4. PDF bewerken in Word

Regelmatig kom je dit probleem tegen. Je hebt een document ontvangen waar je wat in wilt aanpassen, maar helaas, het is een pdf bestand. Programma’s om een pdf te bewerken kunnen nogal duur zijn. Gelukkig zit deze functionaliteit gewoon in Word.

Zodra je een pdf document opent in Word, wordt deze omgezet naar een Word document, zodat je deze kunt bewerken. Als je complexere pdf documenten importeert, kan het zijn dat bepaalde stukken van opmaak verloren gaan. 

Door vanuit Word in het menu “Bestand” te kiezen voor “Opslaan als” kun je het bestand ook weer als pdf bestand opslaan. 

5. Een helpende hand

Nog een onderschat element in de Microsoft Office programma’s is de mogelijkheid om snel hulp te zoeken. 

In ieder Office programma is een kleine zoekbalk te vinden waar standaard de tekst “Vertel wat u wilt doen” staat. Deze tekst mag je letterlijk nemen, hier kun je laten weten wat je wilt doen maar waar je de juistje knop of functie niet van kunt vinden. 

Een tabel toevoegen, online afbeeldingen zoeken of je document delen met anderen. Het kan allemaal vanuit deze handige zoekbalk. 

help
grafiek

6. Snelle grafieken in Excel

Met excel kun je de meest uitgebreide rekensheets en weergaven maken. Soms heb je echter alleen maar een simpele grafiek nodig.

Microsoft denkt met je mee en heeft een knop genaamd “Snelle analyse” gemaakt. Om hier gebruik van te maken selecteer je de gegevens die je in de grafiek wilt hebben, inclusief eventuele kopteksten. Rechtsonderin je selectie zal nu de knop “Snelle analyse” verschijnen. Nadat je hierop klikt kun je diverse weergaves voor je gegevens selecteren, waaronder ook grafieken. 

7. Powerpoint animaties

Naast alle prachtige fade-in en out animaties van Powerpoint die je kunt gebruiken, heb je ook de beschikking om animaties op objecten toe te passen. Hierbij kun je de duur en het pad van het object aanpassen. 

Je kunt deze optie vinden op het tabblad animaties. Selecteer het object waar je de animatie op toe wilt passen. Kies “Animatie toevoegen” en selecteer een van de voorbeelden onder “Animatiepaden”. 

Hiermee kun je bijvoorbeeld een auto rond laten rijden in je presentatie. 

animatie
planner

8. Microsoft Planner

Het verdelen van taken, maken van planningen en bewaken van vooruitgang kan een lastige taak zijn. Gelukkig brengt Microsoft Planner verlichting. Deze flexibele tool laat je gemakkelijk taken toevoegen, toewijzen en de voortgang monitoren. Je krijgt snel een overzicht van welke taken aan een persoon gekoppeld zijn.

Door de krachtige integratie met de overige Office 365 producten heb je direct toegang tot iemand zijn agenda of gekoppelde bestanden.

Microsoft Planner is ook te integreren in Microsoft Teams. 

Je kunt Microsoft planner vinden op https://tasks.office.com/

9. Samenwerken in documenten

Een groot voordeel van bestanden in OneDrive of Sharepoint opslaan, is dat iedereen snel toegang kan krijgen. Door samen te werken via Microsoft Teams is de tijd voorbij dat je tijd kwijt bent aan het heen en weer sturen van documenten of het zoeken van een locatie om samen te werken. 

In Microsoft Office documenten kun je samen tegelijk bewerken. Je krijgt een melding zodra iemand anders hetzelfde document opent. Je kunt snel zaken overleggen en wijzigingen direct doorvoeren. Wijzigingen die de ander maakt verschijnen bijna direct op je scherm. 

samenwerken
sway

10. Microsoft Sway

Presentaties maken wordt weer leuk! Met Sway is het eenvoudig om snel een goed uitziende presentatie te maken. Belangrijker nog, Sway kun je gebruiken voor interactieve presenties om bijvoorbeeld te delen op social media of als je live stemmen wilt tellen. 

Sway is niet alleen te gebruiken voor presentaties, maar ook voor alle documenten die een verhaallijn hebben. Daarbij kun je de statistieken volgen per “Sway” zoals het aantal keer dat deze bekeken is en welk percentage hem volledig heeft bekeken.

Je kunt Sway gebruiken op https://sway.office.com of via de Sway app in de store. Via Microsoft is er ook een gratis zelfstudie beschikbaar.

Naast deze 10 handige tips zijn er nog veel meer mogelijkheden binnen Office 365 die je manier van werken wellicht een stuk efficiënter kunnen maken. Graag maken we een keer een afspraak met je om je specifieke situatie door te spreken om te kijken waar er voor jou winst te behalen valt.

ITeamplay

Office 365 bestaat uit vele programma’s en tools welke tot je beschikking staan. Daarnaast is Microsoft continue bezig met het doorontwikkelen van bestaande functionaliteiten en het creëren van nieuwe functies. Al deze ontwikkelingen gebeuren in hoog tempo waardoor je soms handige functies over het hoofd ziet. Daarom zetten we er een aantal voor je op een rij in dit bericht. 

1. Versiebeheer in de taakbalk

Heeft iemand (of jijzelf) per ongeluk een fout in je document gemaakt en deze opgeslagen? Geen zorgen, Office 365 maakt gebruik van versiebeheer waardoor je makkelijk naar vorige versies kan. 

Versiebeheer kun je openen door in de titelbalk op het pijltje achter de laatst opgeslagen datum te klikken. Klik vervolgens op “Versiegeschiedenis” en rechts in beeld krijg je een overzicht van alle beschikbare versies. 

Let op, er wordt alleen een nieuwe versie aangemaakt bij het open/sluiten en opslaan. Sla je een document meerdere malen op zonder het te sluiten dan wordt er geen nieuwe versie aangemaakt. Je kunt je wijzigingen dan ongedaan maken met de toetscombinatie CTRL-Z.

versiegeschiedenis
flow

2. Actie reactie met Microsoft Flow

Microsoft Flow maakt het mogelijk om diverse diensten aan elkaar te koppelen en deze acties uit te laten voeren aan de hand van bepaalde criteria. Het stelt je in staat complexe functies te maken zonder enige kennis van programmeertalen. 

Momenteel is het mogelijk om met 232 diensten een verbinding te maken zoals Twitter, WordPress, Mailchimp, LinkedIn en nog vele anderen. 

Het is bijvoorbeeld mogelijk om alle bijlagen die je via e-mail ontvangt in je Onedrive op te slaan, of bepaalde tweets exporteren naar excel. 

Laat je fantasie de vrije loop en bedenk hoe het koppelen van diverse diensten jouw leven gemakkelijker kan maken. Natuurlijk mag je contact met ons opnemen als je er niet uit komt. 

Je kunt Microsoft Flow vinden op https://flow.microsoft.com

3. Gratis Laserpointer

Iedereen die regelmatig met een beamer presenteert heeft al eens de fout gemaakt om wat aan proberen te wijzen op het scherm om vervolgens voor de lamp te gaan staan waardoor alleen jouw silhouet nog zichtbaar is. 

Voortaan kun je dit voorkomen door de ingebouwde laserpointer van Powerpoint te gebruiken. Deze kun je vinden door tijdens het presenteren linksonderin beeld op de pen te klikken. Hier kun je vervolgens uit een aantal handige opties kiezen waaronder de laserpointer. Je kunt ook nog de kleur van je “laser” aanpassen.

laserpointer
word-online

4. PDF bewerken in Word

Regelmatig kom je dit probleem tegen. Je hebt een document ontvangen waar je wat in wilt aanpassen, maar helaas, het is een pdf bestand. Programma’s om een pdf te bewerken kunnen nogal duur zijn. Gelukkig zit deze functionaliteit gewoon in Word.

Zodra je een pdf document opent in Word, wordt deze omgezet naar een Word document, zodat je deze kunt bewerken. Als je complexere pdf documenten importeert, kan het zijn dat bepaalde stukken van opmaak verloren gaan. 

Door vanuit Word in het menu “Bestand” te kiezen voor “Opslaan als” kun je het bestand ook weer als pdf bestand opslaan. 

5. Een helpende hand

Nog een onderschat element in de Microsoft Office programma’s is de mogelijkheid om snel hulp te zoeken. 

In ieder Office programma is een kleine zoekbalk te vinden waar standaard de tekst “Vertel wat u wilt doen” staat. Deze tekst mag je letterlijk nemen, hier kun je laten weten wat je wilt doen maar waar je de juistje knop of functie niet van kunt vinden. 

Een tabel toevoegen, online afbeeldingen zoeken of je document delen met anderen. Het kan allemaal vanuit deze handige zoekbalk. 

help
grafiek

6. Snelle grafieken in Excel

Met excel kun je de meest uitgebreide rekensheets en weergaven maken. Soms heb je echter alleen maar een simpele grafiek nodig.

Microsoft denkt met je mee en heeft een knop genaamd “Snelle analyse” gemaakt. Om hier gebruik van te maken selecteer je de gegevens die je in de grafiek wilt hebben, inclusief eventuele kopteksten. Rechtsonderin je selectie zal nu de knop “Snelle analyse” verschijnen. Nadat je hierop klikt kun je diverse weergaves voor je gegevens selecteren, waaronder ook grafieken. 

7. Powerpoint animaties

Naast alle prachtige fade-in en out animaties van Powerpoint die je kunt gebruiken, heb je ook de beschikking om animaties op objecten toe te passen. Hierbij kun je de duur en het pad van het object aanpassen. 

Je kunt deze optie vinden op het tabblad animaties. Selecteer het object waar je de animatie op toe wilt passen. Kies “Animatie toevoegen” en selecteer een van de voorbeelden onder “Animatiepaden”. 

Hiermee kun je bijvoorbeeld een auto rond laten rijden in je presentatie. 

animatie
planner

8. Microsoft Planner

Het verdelen van taken, maken van planningen en bewaken van vooruitgang kan een lastige taak zijn. Gelukkig brengt Microsoft Planner verlichting. Deze flexibele tool laat je gemakkelijk taken toevoegen, toewijzen en de voortgang monitoren. Je krijgt snel een overzicht van welke taken aan een persoon gekoppeld zijn.

Door de krachtige integratie met de overige Office 365 producten heb je direct toegang tot iemand zijn agenda of gekoppelde bestanden.

Microsoft Planner is ook te integreren in Microsoft Teams. 

Je kunt Microsoft planner vinden op https://tasks.office.com/

9. Samenwerken in documenten

Een groot voordeel van bestanden in OneDrive of Sharepoint opslaan, is dat iedereen snel toegang kan krijgen. Door samen te werken via Microsoft Teams is de tijd voorbij dat je tijd kwijt bent aan het heen en weer sturen van documenten of het zoeken van een locatie om samen te werken. 

In Microsoft Office documenten kun je samen tegelijk bewerken. Je krijgt een melding zodra iemand anders hetzelfde document opent. Je kunt snel zaken overleggen en wijzigingen direct doorvoeren. Wijzigingen die de ander maakt verschijnen bijna direct op je scherm. 

samenwerken
sway

10. Microsoft Sway

Presentaties maken wordt weer leuk! Met Sway is het eenvoudig om snel een goed uitziende presentatie te maken. Belangrijker nog, Sway kun je gebruiken voor interactieve presenties om bijvoorbeeld te delen op social media of als je live stemmen wilt tellen. 

Sway is niet alleen te gebruiken voor presentaties, maar ook voor alle documenten die een verhaallijn hebben. Daarbij kun je de statistieken volgen per “Sway” zoals het aantal keer dat deze bekeken is en welk percentage hem volledig heeft bekeken.

Je kunt Sway gebruiken op https://sway.office.com of via de Sway app in de store. Via Microsoft is er ook een gratis zelfstudie beschikbaar.

Naast deze 10 handige tips zijn er nog veel meer mogelijkheden binnen Office 365 die je manier van werken wellicht een stuk efficiënter kunnen maken. Graag maken we een keer een afspraak met je om je specifieke situatie door te spreken om te kijken waar er voor jou winst te behalen valt.